La plupart des entreprises proposent en marge du contrat de travail, une fiche de poste détaillée. Qu’est-ce que c’est ? À quoi ça sert ? Comment la construire ? Ou encore est-ce obligatoire pour recruter ? Autant de questions auxquelles notre organisme de formation vous répond.
C’est quoi une fiche de poste ?
La fiche de poste, c’est un outil de communication qui décrit les éléments fondamentaux d'une situation professionnelle. Dans le jargon populaire, elle se confond parfois avec le profil de poste. Pourtant, la première détermine le périmètre d’actions du salarié et le second vérifie l’adéquation entre les aptitudes du salarié et les exigences du poste.
Pour l’employeur, la fiche de poste est un outil qui facilite le recrutement et l’intégration d’un salarié. Et pour ce dernier, elle permet une meilleure visibilité sur ce que l’entreprise attend de lui.
Ce sont ces deux raisons qui expliquent essentiellement l’importance que revêt ce document pour ces personnes, quels que soient le statut et le contrat concerné. De plus, lorsque de nouvelles missions incombent au salarié, tout employeur peut décider d'annexer une lettre de mission à la fiche de poste lors de l'entretien annuel d'évaluation.
La fiche de poste est-elle obligatoire ?
La fiche de poste n'est pas obligatoire, mais elle est très répandue.
En effet, ce document s'inscrit dans une démarche de gestion qualitative des ressources humaines. Il permet de mieux préparer l'arrivée du salarié et de clarifier ainsi les tâches à accomplir.
À quoi sert la fiche de poste ?
Dans le cadre d’un processus de recrutement, la fiche de poste met en lumière les objectifs et les caractéristiques du travail à réaliser.
Lorsque le salarié a déjà intégré l’entreprise, la fiche de poste est utile au suivi de l’exécution de son emploi.
Ce document :
• sert de base à l’entretien annuel d’évaluation
• valorise le parcours professionnel
• recense les compétences techniques et douces nécessaires à l'exercice de l'emploi
• et représente un outil à l'identification des besoins en formation
En effet, à partir de la fiche de poste, les entreprises peuvent mettre en place des plans de formation tandis que les salariés peuvent envisager d'utiliser leur compte personnel de formation (CPF).
Et, renouvelée chaque année, elle permet une évaluation des compétences mobilisées par le salarié lors de son travail quotidien.
Avant tout utilisée dans le recrutement en amont de la création d'un poste et de l'offre d'emploi, elle permet de déterminer :
• les missions et les tâches que le candidat devra effectuer
• les compétences
• l'expérience
• et le profil recherché
Autrement dit, c'est un outil qui sert à identifier le candidat idéal pour un poste, en termes de compétences techniques, d'expérience et de savoir-être.
Quelles informations sur une fiche de poste ?
Une fiche de poste complète comprend autant de critères qui permettent d’évaluer le travail d’un salarié.
Parmi eux :
• l'intitulé du poste et le secteur d'activité
• le département ou le service du poste auquel est rattaché le salarié
• le nombre d'heures de travail hebdomadaire
• les conditions statutaires
• la place du salarié dans l’organigramme
• la rémunération et les avantages
• la description du poste (missions, responsabilités …)
• les liens hiérarchiques
• l’environnement de travail
• les conditions d’exercice
• les compétences nécessaires
• le profil du candidat (soft-skills, aptitudes...)
• les éventuels risques professionnels encourus
• les moyens nécessaires à la réalisation des missions
Et selon les opportunités, la fiche de poste peut également inclure les évolutions possibles du poste.
Qui participe à la création d’une fiche de poste ?
Pour la bonne construction d’une fiche de poste, la participation de plusieurs acteurs est nécessaire.
En effet, l’employeur direct exprime ses besoins et rédige ou contribue à la rédaction de la fiche de poste. La DRH apporte son expertise dans l’élaboration de la fiche en vue de sa diffusion et de sa publication. Et chaque agent contribue à préciser le contenu de sa fiche de poste pour la faire évoluer.
4 points forts d’une bonne fiche de poste
Évolutive, datée et actualisée notamment au cours de l’entretien d’évaluation, la fiche de poste compte de nombreux avantages.
C’est un outil de recrutement
La fiche de poste demande à l’employeur de bien cerner ses besoins et ses attentes sur le poste ouvert. De plus, elle devient le vecteur de publication de la vacance du poste et représente un support pour l’entretien d’embauche.
C’est un outil de dialogue et de management entre un agent et son supérieur direct
Lors de l’entretien professionnel annuel, la fiche de poste :
• devient un outil de traçabilité du parcours professionnel du collaborateur
• permet de confronter la description formelle du poste à la réalité des activités et des tâches
• représente alors un outil de gestion personnalisé pour la valorisation des compétences
Elle permet ainsi de :
• mesurer l’évolution d’un poste de travail
• élaborer des bilans de carrière
• retracer des parcours professionnels
• et mettre en place des projets ou plans de carrières
C’est un outil de connaissance
En formalisant les situations de travail de chaque collaborateur, et en favorisant une meilleure connaissance des contributions de chacun, la fiche de poste devient un outil de connaissance du travail dans sa structure.
C’est un outil d’information
En effet, pour une personne extérieure qui ne connaîtrait pas le rôle de l’un des agents de l’entreprise, la fiche de poste devient un outil d’information pertinent.
De plus, elle identifie et résume le vivier de compétences présent dans chaque organisation.
Maîtriser les fondamentaux administratifs et RH avec Abcdz
Vous l’aurez compris, peu importe l’importance d’une fiche de poste, en définitive, ce qui compte, c’est la transparence.
Car d’un côté, les salariés aiment comprendre ce qui les attend. Et de l’autre, les employeurs recherchent l’adhésion des salariés.
Dans ces conditions, il semble utile de souligner par écrit l’ensemble des aspects précontractuels du poste.
Parce que l’évolution :
• des métiers
• des besoins en effectifs
• et des besoins en compétences des services
… amène l’évolution des pratiques managériales, chez Abcdz, nous vous aidons à :
• améliorer la qualité de vos recrutements
• et rechercher la meilleure adéquation possible du profil de l’agent avec le poste à pourvoir
… pour mettre la bonne personne au bon poste grâce à l’utilisation de la valorisation des potentiels comme levier de motivation.
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À très vite,
Emilie PUAUD-PERICHON