Tâche capitale dans la vie des chef(fe)s d’entreprise, la gestion de trésorerie est souvent réalisée de manière archaïque ou laissée au second plan. Pourtant, tenter de développer son entreprise sans gestion financière efficace, c’est un peu comme essayer de faire avancer sa barque sans utiliser de rames. Chef(fe) d’entreprise, voici 11 conseils + 1 Bonus pour bien gérer sa trésorerie au quotidien.
Astuces pour bien gérer sa trésorerie au quotidien
Chef(fe) d’entreprise novice ou peu à l’aise avec l'administratif, sachez qu’apprendre à gérer sa trésorerie efficacement au quotidien, c’est possible ! Et dans cet article, Abcdz vous explique comment optimiser votre gestion point par point, pour gagner en temps et en visibilité sur la durée.
1 - Voir loin et anticiper au maximum
Comme le dit ce fameux proverbe, mieux vaut prévenir que guérir. Des paroles pleines de sagesse qui s’appliquent totalement à la gestion de votre trésorerie.
En effet, bien gérer sa trésorerie au quotidien en tant que chef(fe) d’entreprise requiert d’avoir le regard tourné vers l’avenir. Car pour un suivi efficace, il vous sera essentiel de parvenir à identifier encaissements et décaissements le plus en avance possible.
Pour ce faire, chez Abcdz, nous ne saurions trop vous conseiller de construire un plan de trésorerie prévisionnel et de prévoir vos flux sur un an.
Moins stressant que de vous retrouver tout à coup dans le rouge, savoir que dans 4 mois, vous risquez de devoir faire face à une période creuse, vous laisse du temps pour analyser le problème et y remédier.
2 - Gérer sa trésorerie grâce à un suivi régulier
Trop souvent, les dirigeants font l’erreur de penser que la gestion financière est une discipline figée. Pourtant, cette discipline est évolutive, et bien gérer sa trésorerie nécessite de garder un œil dessus à intervalles très réguliers.
Par exemple :
• un client qui ne respecte pas ses délais de paiement
• l’acquisition anticipée d’un nouveau véhicule dans 3 mois
• une augmentation des frais de chauffage à prévoir pour l’hiver qui s’annonce rigoureux
• ou encore une charge imprévue
… représentent de multiples éléments pouvant modifier l’état de santé de votre trésorerie.
Ainsi, nous vous conseillons de garder du temps chaque semaine pour alimenter et mettre à jour votre plan de trésorerie. Vous vous assurez de garder le contrôle total sur votre activité et pouvez continuer à développer votre société en limitant largement les risques de pénuries de trésorerie impromptues.
3 - Former un employé au pilotage de votre trésorerie
En tant que chef d’entreprise, vous devez certainement être la personne la plus à même de gérer la trésorerie de votre activité. Pourtant, vos journées sont probablement très chargées et vous vous retrouvez parfois dans l’impossibilité de gérer votre trésorerie.
Dans ce cas, former un employé de confiance pour qu’il ou elle s’assure de vos fonds et vous avertissent si une alerte se profile se verra tout à fait pertinent.
4 - Utiliser les bons outils pour bien gérer sa trésorerie
Gérer sa trésorerie sur papier, c’est possible. En revanche, cela peut rendre la tâche chronophage et peu précise, sur des documents pouvant être amenés à disparaître (perte, incendie…). Aussi, suivre sa trésorerie sous excel est aujourd’hui recommandé.
Pour vous aider à gérer aisément votre trésorerie, chez Abcdz, nous vous proposons de vous former à l’utilisation du logiciel Excel. Car, relativement complexe d’utilisation, cet outil nécessite un passage en revue complet de ses fonctionnalités pour bénéficier ensuite de son plein potentiel.
5 - Gérer sa trésorerie en optimisant les délais de paiement
On ne le répétera jamais assez : les clients qui ne vous paient pas en temps et en heure sont une réelle menace pour la santé financière de votre entreprise.
Appeler régulièrement un client car vous n’avez pas reçu son paiement depuis 4 mois n’est pas une option envisageable à long terme : votre trésorerie ne peut tout simplement pas assumer des décalages aussi importants. Pourtant, c’est une problématique à laquelle beaucoup d’entreprises doivent régulièrement faire face.
Aussi, faites en sorte de réduire les délais de paiement au maximum pour ne pas avoir à subir des trous dans votre trésorerie que vous n’auriez pas prévu. Et arrangez-vous pour facturer rapidement en gardant l’option des délais de paiement à 30 ou 60 jours par exemple.
6 - Régler vos achats dans les meilleurs délais
De votre côté, pour gérer votre trésorerie au mieux, soyez toujours conscient des encaissements et décaissements à venir pour optimiser vos paiements.
Si vous savez que les mois à venir risquent d’être assez tendus au niveau financier, tentez d’obtenir les meilleurs délais de paiements pour ne pas mettre en danger votre trésorerie. Et attendez la fin du délai de paiement pour régler vos factures tout en respectant la date prévue.
À contrario, si le mois prochain comporte beaucoup de rentrées d’argent et peu de décaissements, payer votre prestataire en direct peut se voir être une bonne idée.
Qui sait, peut-être allez-vous bénéficier d’un escompte commercial ?
7 - Réduire les coûts inutiles
Gérer sa trésorerie signifie également identifier les postes de dépenses qui pourraient être diminués. Postes qui sont généralement nombreux.
Vous pouvez par exemple commencer par :
• sensibiliser vos équipe au gaspillage d'énergie
• comparer les offres de vos fournisseurs avec celles de leurs concurrents
• réfléchir à centraliser vos achats
• ou encore digitaliser vos documents administratifs pour réduire votre consommation de papier
8 - Augmenter les ventes
Si diminuer les coûts est important, accroître votre volume de vente l’est tout autant.
D’ailleurs, une gestion efficace de votre trésorerie vous permettra de vous pencher sur ce sujet. Et voici plusieurs conseils qui vous permettront de tirer votre volume de vente vers le haut :
• segmenter vos clients en catégories pour focaliser vos efforts sur ceux qui ont le plus gros potentiel CA
• augmenter vos prix de manière progressive en suivant une stratégie determinée
• développer votre visibilité sur internet (réseaux sociaux, SEO …)
• innover avec un nouveau produit, ou une nouvelle offre
Astuce : mettre à contribution vos employés peut aussi être une bonne manière de faire augmenter vos ventes. Vous pouvez par exemple créer une boîte à idées, avec la mise en place d’un vote mensuel pour la meilleure proposition avec une petite prime à la clé.
9 - Privilégier votre trésorerie à l’optimisation de votre rentabilité
Vendre beaucoup, c’est bien. Vous assurer d’encaisser l’argent au bon moment pour pouvoir payer vos taxes ou payer vos salaires, c’est mieux.
Imaginez. Vous signez un contrat majeur avec un bon client, sauf que ce dernier ne peut vous payer qu’à 60 jours. Dans l’intervalle, vous n’avez pour le moment pas d’autres rentrées d’argent significatives. Pourtant, votre entreprise continue de fonctionner, ce qui sous-entend que vous avez des employés à payer et des frais généraux à régler.
Ici, même si votre contrat vous promet une somme conséquente à moyen termes, vos flux sortants risquent de vous mettre dans une situation très désagréable, voire critique. Et pour bien gérer sa trésorerie, tout(e) chef(fe) d’entreprise doit garder en tête qu’une situation de cessation de paiement est vite arrivée.
Astuces pour faire des réserves de trésorerie
Les envies d’investir ou de se développer sont parfois fortes et il n’est jamais simple de se restreindre alors que les affaires sont florissantes. Mais pour gérer sa trésorerie efficacement, il faut savoir économiser.
En effet, disposer d’une réserve de trésorerie peut vous sauver la mise si d’aventure votre entreprise était amenée à subir une inondation, un cambriolage ou un incendie par exemple.
Imaginons que vous déceliez une période creuse sur votre plan de trésorerie prévisionnel. Si vous n’avez pas mis en réserve une partie de vos résultats des exercices précédents, vous risquez de vous retrouver avec le couteau sous la gorge si vous n’êtes pas parvenu entre temps à remédier au problème.
Si en revanche, vous avez pris la peine de mettre en réserve une partie de votre résultat en prévision d’un coup dur, alors vous abordez la situation avec beaucoup plus de tranquillité.
11 - Négocier une autorisation de découvert quand tout va bien
Il arrive parfois, en tant que dirigeant, de devoir contracter un découvert bancaire pour faire face à certaines situations exceptionnelles. Mais, bien que souvent salvateur, ce processus a un coût. Pour anticiper, rien ne vous empêche de rencontrer votre banquier pour faire une demande d’autorisation de découvert. Car cette démarche présente deux avantages :
1. Vous êtes mieux préparé(e) en cas de situation imposant un découvert (une fois l’autorisation accordée, vous en bénéficiez automatiquement si nécessaire)
2. Négocier cette autorisation dans une période normale vous permet de bénéficier d’avantages divers pouvant faire la différence sur votre trésorerie (meilleur taux, plafond maximum accru …)
Pensez-y !
Apprendre à bien gérer sa trésorerie au quotidien avec Abcdz
Vous l’aurez compris, bien gérer sa trésorerie au quotidien ne s’improvise pas du jour au lendemain. Chez Abcdz, nous proposons de vous initier au logiciel Excel pour vous faciliter la mise en place de nos précédents conseils.
Et, si en tant que chef(fe) d’entreprise, vous souhaitez apprendre les fondamentaux de la comptabilité (lien vers formation fondamentaux compta) pour améliorer votre gestion administrative financière , nous vous proposons différents accompagnements en sur mesure.
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Disponible et à votre écoute, nous prenons le temps de répondre à vos différentes questions et avons hâte de connaître vos besoins pour vous accompagner dans la réussite de vos projets.
Emilie PUAUD-PERICHON