Chef(fe) d’entreprise consciencieux, vous souhaitez mettre en place des entretiens annuels efficaces dans votre établissement ?
Même si aujourd’hui en France, l’entretien annuel n’est pas obligatoire, ce rendez-vous apporte de nombreux avantages aux managers comme aux collaborateurs. C’est pourquoi dans cet article nous vous expliquons comment le présenter, mieux vous y préparer et adopter la meilleure attitude.
Qu'est-ce qu'un entretien annuel d'évaluation ?
Véritable outil pour le management d’équipes, l’entretien annuel d’évaluation vise à améliorer la motivation et l'engagement individuel.
Ainsi, lors de cette rencontre formelle en face à face entre salarié et supérieur hiérarchique direct, il s’agit :
• de réaliser un bilan de l'année écoulée
• pour évaluer la performance du collaborateur au regard des objectifs fixés
• et échanger mutuellement sur les points positifs ou négatifs, les difficultés rencontrées et les compétences détenues
Et certains managers en profitent également pour aborder la question des primes individuelles ou des augmentations.
L’idée, c’est ensuite de pouvoir fixer ensemble les objectifs de l'année suivante et les moyens à mettre en place pour les atteindre.
Quel intérêt pour un manager de faire passer des entretiens annuels efficaces ?
Si en tant que responsable, vous avez tout intérêt à réaliser des entretiens annuels efficaces, c’est parce que :
• cette rencontre est avant tout un moment de discussion constructive
→ vous nouez ici une relation de confiance qui vise une posture gagnant-gagnant
• c’est un levier de performance, un facteur d'alignement des équipes
→ chaque entretien permet de mesurer la contribution individuelle de son équipe à la performance de l’entreprise
• c’est un outil de reconnaissance
→ si l’entretien annuel d’évaluation est bien mené, le collaborateur peut se reconnaître comme la partie d’un tout et apprécier à sa juste valeur sa contribution à quelque chose de plus grand.
Quelles sont les limites de l’entretien annuel d’évaluation ?
S'il est essentiel au bon fonctionnement de l'entreprise, il n'en demeure pas moins que l’entretien annuel d’évaluation est souvent perçu comme une source de stress par les employés.
Ainsi, il incombe au manager de savoir :
• créer un climat propice à l'échange
• conduire un entretien
• adopter la bonne posture
• et prendre du recul
… pour permettre à chaque collaborateur d’oser exprimer son ressenti ou ses positions sur les différents sujets abordés, sans pour autant tomber dans un échange amical non préparé.
7 astuces pour faire passer des entretiens annuels vraiment efficaces
Vous l’aurez compris, ces moments privilégiés entre le manager et chaque membre de son équipe peuvent représenter une véritable démarche de progrès si tout est fait dans les règles de l'art. Ainsi, pour des entretiens annuels vraiment efficaces, Abcdz vous livre 7 astuces à mettre en place.
1 ) Présenter ces rendez-vous individuels autrement
Dans “entretien annuel d’évaluation de la performance et des compétences”, chaque collaborateur entend surtout “évaluation”.
L’idée, c’est alors de présenter ce rendez-vous comme un atelier de travail sur le thème des objectifs, dans lequel vous passez ensemble en revue :
• le bilan de l’année écoulée
• l’analyse de ce bilan par votre collaborateur
• l’étude des objectifs pour l’année à venir
• les moyens à mettre en place pour y parvenir
• l’évaluation des compétences générales du collaborateur
• et l’identification de ses axes de développement
Soit un rendez-vous privilégié qui concourt à l’atteinte d’objectifs communs.
2 ) Prendre rendez-vous pour s’assurer des entretiens annuels efficaces
Pour réaliser des entretiens annuels efficaces, il convient au manager de :
• choisir une date et une heure qui conviennent au collaborateur
→ l’idée, c’est que chacun puisse préparer son entretien et prévoir au moins une à deux heures de temps pour le réaliser sans dérangement
• rappeler à son collaborateur les enjeux et les règles du jeu de l’entretien
→ les entretiens annuels sont des outils de progrès, loin du schéma de type tribunal qui a pour but de juger et de sanctionner
• fournir au préalable les documents importants pour l’entretien
→ dont la trame de l’entretien, le guide explicatif et le compte-rendu de l’entretien de l’année précédente s’il y a lieu
• inviter chaque collaborateur à préparer son entretien
→ et en profiter pour s’assurer qu’il dispose bien des documents nécessaires à la préparation et la réalisation de l’entretien. Comme sa fiche de poste, ou le référentiel de compétences de sa fonction s’il existe.
3 ) Préparer une trame pour faciliter l’échange
Dans l’idée de faciliter les échanges lors de ces rendez-vous individuels, chaque manager suit une trame bien précise. Une trame qui propose un ordre chronologique pour aborder les différents points de l’entretien et qui permet aussi sa bonne préparation pour les deux parties.
4 ) Préparer en amont et individuellement chaque échange
De son côté, le collaborateur prépare son auto-évaluation en reprenant les points marquants de l’année écoulée et en précisant de la façon la plus factuelle possible :
• les problèmes qu’il a eu à résoudre
• la façon dont il les a traité
• les résultats obtenus
• les difficultées rencontrées
• les progressions éventuelles
• ou encore les moyen utilisés ou manquants aujourd’hui
• (...)
Et, pour des entretiens annuels vraiment efficaces, le manager :
• prend le temps de revoir l’historique des tâches confiées à son collaborateur
• se documente en récoltant des feedbacks clients par exemple
• prépare une entrée en matière bienveillante
• et s’assure de se rendre 100 % disponible et à l’écoute pendant 1h30 en moyenne
5 ) Éviter le sujet de la rémunération quand c’est possible
S’il est important de séparer de l’entretien annuel d’évaluation la question de la rémunération, c’est parce que ce rendez-vous est avant tout un atelier de travail sur le thème des objectifs propres à chaque collaborateur.
Or, les critères retenus pour attribuer ou non une augmentation sont nombreux, allant de la propre performance du collaborateur à celle de ses pairs, en passant par la politique salariale ou encore le marché actuel.
En ce sens, si votre collaborateur soulève la question :
• expliquez pourquoi le sujet n’est pas à l’ordre du jour
• faites preuve de pédagogie
• et engagez-vous à le tenir informé sur sa demande par la suite
6 ) Avoir les idées claires et adopter une posture constructive
Les entretiens annuels qui se veulent efficaces demandent au manager du courage, des idées claires et une posture résolument constructive.
Dans cette démarche, vous pouvez :
• rendre chaque collaborateur moteur de son entretien avec des questions ouvertes comme “comment te sens-tu ?”, “qu’est-ce qui a bien marché selon toi ?”, ou “de quoi as-tu besoin pour réaliser ta mission ? »
• oser dire les choses y compris ce qui n’a pas été, comme un délai non tenu ou un client mécontent
• dialoguer sur le pourquoi et le comment avec impartialité
• inviter votre interlocuteur à réagir et à s’exprimer avec respect
L’important, c’est surtout de faire toujours bon accueil aux objections et de consigner les points de désaccord dans votre synthèse.
Lorsque le moment de présenter les objectifs pour l‘année à venir arrive, poussez votre collaborateur à valoriser ses points forts et à imaginer comment capitaliser dessus. Puis assurez-vous de la bonne compréhension des performances attendues, ainsi que des moyens, délais, budgets et critères d’évaluation nécessaires à l’atteinte de ces objectifs.
7 ) Donner suite aux entretiens annuels pour qu’ils restent efficaces
Pour que les entretiens annuels réalisés restent efficaces sur la durée, il est important d’y donner suite.
En ce sens :
• remettez votre rapport d’évaluation à votre collaborateur
• laissez-lui suffisamment de temps pour le commenter, le compléter et accepter, ou non, de le signer
Puis, au-delà de cette restitution, mettez un point d’honneur à enclencher les actions évoquées pendant l’entretien. Par exemple, avec une formation, un autre rendez-vous ou la mise à disposition de nouveaux outils.
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Emilie PUAUD-PERICHON