L'entretien professionnel est obligatoire dans toutes les entreprises depuis la loi du 5 mars 2014 sur la formation professionnelle, l'emploi et la démocratie sociale. Alors, pour savoir ce que c’est, en quoi ça consiste et quelles sont vos obligations en tant qu’employeur, Abcdz vous dit tout dans cet article.
Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?
Différent de l’entretien annuel d’évaluation, on nomme entretien professionnel obligatoire le rendez-vous auquel un employeur convoque un salarié pour s’entretenir avec lui de son projet professionnel.
Ce rendez-vous qui a lieu tous les deux ans a pour objectif :
• d’évaluer les perspectives d’évolution professionnelle du salarié en terme de qualification et d’emploi
• de donner à ce dernier toutes les informations relatives à ses possibilités (validation des acquis, compte personnel de formation, abondements…)
• et de le conseiller/accompagner sur son évolution professionnelle
Ainsi, c’est l’occasion pour chaque salarié de parler de ses projets de carrière - peu importe son contrat, son temps de travail, son entreprise ou son secteur d’activité - pour identifier avec son employeur les formations pouvant lui être utiles.
En ce sens, même les salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation doivent réaliser ces entretiens. Le fait qu’ils bénéficient d’un accompagnement dans le cadre de leur formation n’y change rien.
3 choses à connaître avant de réaliser un entretien professionnel
Savez-vous quels sont vos collaborateurs aptes à réaliser les entretiens professionnels dans votre entreprise ? Savez-vous quand les faire ? Et connaissez-vous les différences entre l’entretien professionnel obligatoire et l’entretien annuel ? Zoom sur 3 points clés à connaître sur le sujet.
1 - Qui peut réaliser un entretien professionnel ?
Mis à part le fait que tout entretien professionnel obligatoire doit se tenir :
• sur convocation du salarié
• au sein de l’entreprise
• et durant ses heures de travail effectives
… chaque entreprise peut organiser à sa convenance le déroulement de l’entretien professionnel de chacun de ses salariés.
Ainsi, ceux-ci peuvent être réalisés par :
• l’employeur lui-même
• le manager du salarié
• le chef d’une équipe
• le directeur des ressources humaines
• ou un autre salarié de ce service
Et certaines entreprises choisissent même d’externaliser en faisant appel à des prestataires spécialisés pour réaliser chaque entretien professionnel obligatoire de leurs salariés.
2 - Quand faire l’entretien professionnel obligatoire ?
Chaque salarié doit bénéficier d’un entretien professionnel tous les 2 ans.
En tant qu’employeur, vous devez non seulement notifier chaque salarié lors de son embauche. Mais vous devez aussi vous engager à recevoir systématiquement en entretien professionnel tout salarié qui revient de congés :
• maternité, paternité ou d’adoption
• parental d’un congé de proche aidant
• sabbatique ou d’une période de mobilité volontaire
• maladie de plus de 6 mois
Ainsi que chaque collaborateur qui reprend un travail à temps plein après une activité à temps partiel ou à l’issue d’un mandat syndical.
Enfin, chaque entretien professionnel obligatoire donne lieu à un compte-rendu écrit que vous remettez à votre salarié. Et le Code du travail prévoit que tous les 6 ans, ce dernier devienne un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. A-t-il suivi une formation ? Acquis une certification ? Bénéficié d’une progression dans sa carrière ?? (…)
3 - La différence entre l’entretien professionnel et l’entretien annuel
On compte 4 grandes différences entre l’entretien professionnel obligatoire et l’entretien annuel.
A. Les questions
Lors d’un entretien annuel, les questions :
• d'évolution
• de projet professionnel
• et de formation
… peuvent être abordées de manière secondaire mais constituent surtout les questions centrales de l'entretien professionnel obligatoire.
B. La fréquence
L'entretien professionnel est obligatoire tous les deux ans alors que l'entretien annuel a lieu tous les ans.
C. Les personnes concernées
L'entretien annuel concerne tous les salariés de l'entreprise alors que l'entretien professionnel obligatoire ne s'adresse qu'aux salariés ayant au moins 2 ans d'ancienneté.
D. Les objectifs
L'entretien annuel vise à mettre en place des mesures correctives avec votre salarié pour atteindre ou améliorer ses résultats à court terme. Par exemple, apprendre à gérer ses priorités, améliorer son organisation, ou encore réduire son taux d'erreur ....
À l'inverse, l'entretien professionnel obligatoire implique une vision à plus long terme. Vous y abordez des questions sur l'avenir de votre salarié au sein de votre structure.
Du fait de leurs dynamiques et objectifs distincts, entretien professionnel obligatoire et entretien annuel peuvent avoir lieu au cours de la même année.
En quoi consiste l’entretien professionnel obligatoire ?
Chaque salarié de votre entreprise peut profiter de son entretien professionnel obligatoire pour vous faire part :
• des difficultés qu’il rencontre
• d’un besoin de formation relatif à ces difficultés
• de son désir d’évolution professionnelle
• d’une envie de formation lui permettant de prétendre à un poste qui nécessite de nouvelles responsabilités
• d’une envie de reconversion professionnelle pouvant être opérée en interne
• de son souhait de matérialiser par un diplôme ses compétences acquises sur le terrain
• (...)
Et vous, en tant qu’employeur, vous pouvez tirer parti de ces entretiens pour :
• accompagner votre salarié en difficulté
• combler ses carences par une formation
• organiser son transfert vers un autre poste
• identifier ses compétences acquises et pouvant être développées
• lui expliquer les axes de développement envisagés
• et présenter les postes à pourvoir dans le cadre de ces évolutions
Tenir compte des aspirations de ses salariés, c’est favoriser leur motivation et leur bien-être au travail. Alors, profitez de chaque entretien professionnel obligatoire pour confronter les perspectives de carrière de chaque salarié à vos besoins et vos projets de développement d’entreprise.
Je suis chef(fe) d’entreprise, quelles sont mes obligations concernant l’entretien professionnel ?
À la différence de l’entretien annuel d’évaluation, l’entretien professionnel est une obligation légale qui vous incombe.
Ces entretiens doivent :
• avoir lieu tous les deux ans
• être planifiés pendant le temps de travail de votre salarié
• compter comme du travail effectif
• et être proposés à chaque salarié qui revient d’une longue absence
Rappels :
1. chaque bilan individuel fait l’objet d’un compte-rendu dont une copie est remise au salarié
2. tout employeur à la tête d’une entreprise d’au moins 50 salariés qui :
• n’a pas organisé d’entretien professionnel obligatoire depuis six ans avec l’un des salariés
• ou n’a pas fait en sorte que ce dernier suive au moins une action de formation non obligatoire
… se trouvera dans l’obligation d’abonder son compte personnel de formation de 3 000€.
L’entretien professionnel obligatoire : un outil précieux pour la gestion de ses ressources humaines
L’entretien professionnel obligatoire représente aujourd’hui un outil précieux pour la gestion de vos ressources humaines. En résumé, il vous permet de :
• fidéliser et faire évoluer vos meilleurs éléments
• identifier les compétences dont vous disposez en interne
• communiquer auprès de vos collaborateurs sur votre stratégie
• recueillir les besoins de vos salariés et mettre en place un plan de formation
• évaluer le budget de formation qui s'impose
Grâce à une bonne réalisation de ces rendez-vous, vous êtes en mesure d’analyser vos forces, de détecter vos manques et de favoriser la complémentarité de vos talents.
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À très vite,
Emilie PUAUD-PERICHON